‘아이디어가 돈이다.’라는 주제로 열린 제31회 창의발표회가 5월 14일에 개최되어 서울시의회가 ‘종이없는 전자회의 구현으로 시간절약과 예산절감에 크게 기여한 전자회의시스템 시연 발표로 우수상을 수상했다.

발표내용은 산더미 같은 의회 회의자료를 준비하고, 의원들의 요구자료를 처리하는 과거의 의회 회의문화를 코믹하게 표현한 단막극에 이어 전자회의시스템을 소개하였는데 종이없는 회의, 전자식 투·개표진행, 체계적인 자료관리, 실시간 회의영상 중계 등을 시연함으로서 회의시간 단축, 회의 자료 인쇄비용 연간 15억원 예산절감 사례 등을 훌륭히 발표하여 많은 점수와 호응을 받았다.

서울시의회가 창의발표회에서 우수상을 받은 것은 이번이 처음이다. 발표장에는 시장, 시의회의장, 국회의원, 전문평가단, 여성협의회 등 여러 단체회원 그리고 많은 시민고객들이 참석했다.

종이없는(paperless) 전자회의시스템 이란? 서울시의회 의원들이 중앙컴퓨터에 연결된 단말기를 보면서 회의를 하고, 시정질문 시 ‘대형 LED전광판’을 통해 동영상이나 각종자료를 제시하여 현장감과 생동감 있는 회의를 할 수 있는 시스템이다. ‘의원용 단말기’를 통해 중앙컴퓨터에 저장된 회의일정에 따른 회의자료 검색은 물론 조례 등 자치법규, 각종 의안자료 등을 단말기모니터를 보면서 안건을 처리할 수 있어 종이없는 회의가 가능했다.

의원용 단말기는 블레이드PC와 연결되었는데 ‘블레이드PC’는 기존 PC의 본체를 얇은 보드형태로 전산실에 통합 배치하고 회의장에는 단말기와 모니터만을 설치하여 기존PC의 문제점인 공간점유, 발열, 소음 등의 단점을 해결하고, 집중관리, 보안 등 예산절감이 가능한 신개념의 PC시스템이다.

또한, 단말기에는 기명․˙무기명 전자투표기능도 설치돼 있어 종전 기립표결로 투표시에는 일일이 찬반의원수를 확인하였으나, 터치스크린 방식의 전자투표로 전환되어 투표종료 즉시 개표결과를 알 수 있어 회의시간을 많이 단축하게 되었다.

의원요구자료, 행정사무 감사 자료요구도 전산으로 처리할 수 있으며, 10만여건의 의정활동자료도 DB구축 완료하여 본회의장 뿐만 아니라 의원회관에서도 검색이 가능하다.

본회의와 상임위원회 회의장면은 인터넷 생방송과 녹화방송 등으로 시민들에게 서비스를 제공하고 있으며, 모든 회의의 기록을 TEXT 뿐 아니라 영상물기록물을 함께 영구보관·관리한다. 이 모든 시스템들이 유기적 결합하여 종이없는 전자회의시스템이 탄생하게 된 것이다.